Menjadikan paperless adalah fase penting dalam transformasi digital. Perusahaan mendapat manfaat dari pengurangan ketergantungan pada kertas dan penggunaan media digital untuk berbagi informasi, membuat catatan, membuat faktur, dan banyak lagi. Salah satu teknologi utama yang membantu semua orang dalam digitalisasi dokumen adalah OCR atau Pengenalan Karakter Optik.
Teknologi OCR memungkinkan konversi konten dari gambar menjadi teks, sehingga proses digitalisasi menjadi lebih mudah dan cepat. Kombinasi OCR dan kecerdasan buatan kini mengotomatiskan pekerjaan tanpa kertas dan mengotomatiskan proses digitalisasi.
Apa itu Teknologi OCR dan Cara Kerjanya?
Pengenalan karakter optik mengubah gambar teks menjadi format teks yang dapat dibaca dan diedit. Dengan menggunakan OCR reader, kita dapat memindai dokumen, bisa berupa kwitansi, invoice, laporan, dll, dalam format gambar. Ada keterbatasan pada teknologi OCR, seperti tidak dapat mengubah teks menjadi format yang dapat diedit. Isi gambar akan diubah menjadi data teks biasa.
Proses konversi OCR dimulai dengan akuisisi gambar, dimana pemindai mendapatkan gambar dan mengubahnya menjadi data biner. Pemindai akan mengklasifikasikan area terang sebagai latar belakang gambar dan area gelap sebagai teks.
Ini kemudian akan membersihkan gambar dan menghilangkan kesalahan apa pun untuk meningkatkan pembacaan. Teknik pembersihan yang digunakan antara lain:
- meja tulis
- menghilangkan noda
- Penghapusan kotak
- Pengenalan naskah
Kemudian, dengan salah satu dari dua algoritma yang berlaku, Pencocokan Pola, dan Pencocokan Fitur, gambar akan mendapatkan bentuk dan konten kedua dari belakang. Pencocokan pola mencakup pencocokan setiap karakter (disebut mesin terbang) dengan mesin terbang penyimpanan untuk membuat ulang gambar dalam versi digitalnya.
Peran OCR dalam Digitalisasi Dokumen
Teknologi dan sistem baru terus bermunculan seiring dengan kemajuan transformasi digital. Beberapa teknologi diperlukan untuk melakukan transisi dari masa ketika segala sesuatunya dicetak di atas kertas ke era di mana pengoperasian tanpa kertas akan menjadi normal.
OCR adalah salah satu teknologi yang dapat menghilangkan proses entri data manual dan digitalisasi yang membosankan. Ini dia bagaimana OCR membantu mempercepat proses digitalisasi dokumen:
- Pemeriksa ejaan bawaan akan menandai semua kesalahan dan keraguan pada gambar sebelum mengubahnya menjadi format yang dapat dibaca. Program yang berbeda memiliki sistem dan database pemeriksa ejaan yang berbeda; pilih salah satu yang dapat memfasilitasi koreksi kesalahan dengan cepat.
- Program OCR yang memindai dokumen kertas akan menjalankan analisis komprehensif.
- Itu juga dapat memeriksa ejaan setiap kalimat menggunakan fungsi MS Word. Ini secara bersamaan akan menambahkan istilah-istilah ilmiah baru dan kompleks ke dalam kamusnya untuk relevansi lebih lanjut.
Selanjutnya, program OCR memiliki sistem bawaan untuk mengoptimalkan data media dan informasi. Hal ini dapat meningkatkan kualitas dengan mengoptimalkan media dengan kejelasan dan visibilitas yang lebih tinggi.
Umumnya dalam program OCR, gambar garis hitam putih berada dalam mode seni, dan disimpan dalam format GIF dan PNG. Namun, foto hitam putih disimpan dalam format GIF atau JPEG, dan foto berwarna disimpan dalam format JPEG. Perusahaan perlu menyiapkan infrastruktur OCR untuk memanfaatkan manfaat teknologi ini.
Manfaat OCR untuk Digitalisasi Dokumen
Proses OCR memungkinkan bisnis untuk mendigitalkan semua dokumen yang terkait dengan operasi dan layanan mereka. Dengan dokumen digital, perusahaan dapat memperoleh manfaat dari keamanan, aksesibilitas, dan akurasi yang lebih tinggi.
Menghemat Ruang
Drive 1 MB dapat menyimpan 500 halaman teks cetakan. Jika bisnis memiliki banyak kertas, bayangkan ruang yang dapat mereka hemat dengan melakukan digitalisasi menggunakan OCR.
Keamanan yang lebih tinggi
Dokumen berbasis kertas dapat diakses oleh siapa saja, namun dokumen digital dapat dilindungi dengan kata sandi. Selain itu, kita dapat memeriksa file log untuk mengetahui siapa yang mengakses dokumen tertentu.
Kemudahan Akses
Dokumen digital dapat diakses oleh siapa saja, di mana saja di dunia. Mereka yang memiliki akses juga dapat mencari dokumen yang diperlukan, karena dokumen digital disimpan di server pusat.
Penghematan biaya
Biaya penyimpanan, penanganan, dan pemeliharaan dokumen fisik lebih tinggi dibandingkan digitalisasi. Versi digital dokumen tidak akan pudar atau rusak. Namun, dokumen digital dapat diretas atau rentan terhadap pencurian dunia maya, namun untuk itu, kami memiliki langkah-langkah keamanan yang baik.
Penggabungan OCR, Deep Learning, dan AI dalam Digitalisasi Dokumen
Ketika diintegrasikan dengan sistem pembelajaran mendalam, proses OCR akan mendapatkan momentum lebih lanjut. Mekanisme pembelajaran mendalam dapat membantu mengekstraksi data terstruktur dan tidak terstruktur dari gambar dengan efisiensi dan akurasi lebih tinggi.
Selain itu, ini dapat mengotomatiskan proses digitalisasi, mengurangi potensi kesalahan yang timbul saat manusia mendigitalkan setiap dokumen. Ada alat dan layanan pembelajaran mesin yang dapat kita gunakan untuk mengotomatiskan ekstraksi teks dengan kecepatan tinggi dan berbagai tata letak.
Di dalam program OCR ini kini terdapat alat pengenalan gambar, yang mempercepat proses identifikasi dan anotasi gambar.
Semua pekerjaan ini diselesaikan melalui satu solusi, diintegrasikan ke dalam solusi OCR, atau sebagai fitur bawaan.
Kesimpulan
Pengenalan Karakter Optik (OCR) membuat kemajuan baru dalam industri ini, memfasilitasi transisi yang mudah dari dokumentasi fisik ke digital. Dengan beragam alat yang tersedia, pilihlah alat yang memiliki semua fitur dan fungsi yang Anda perlukan untuk digitalisasi dokumen dengan mudah.
Dengan OCR Shaip, diaktifkan dengan layanan Machine Learning, Anda akan menerima data berkualitas tinggi dari alat dan layanan cerdas. Kami mengonversi data teks ke dalam format yang dapat dibaca mesin dan mengekstrak semua informasi yang Anda butuhkan untuk kelancaran proses transformasi digital.
